Zu Beginn eines jeden Jahres stellt sich die Frage, welche Geschäftsunterlagen aussortiert und vernichtet werden dürfen. Die Antwort hängt davon ab, für welche Unterlagen die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Gesetzliche Fristen
Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre für:

• Jahresabschlüsse,
• Eröffnungsbilanzen,
• Handels- und Geschäftsbücher,
• Aufzeichnungen,
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege

und sechs Jahre für:

• Handels-/Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen.

Verlängerte Aufbewahrungsfristen in Sonderfällen
Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich, wenn die Unterlagen für Steuern bedeutend sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Rückstellung für Aufbewahrungskosten
Für die Aufbewahrungskosten darf eine Gewinn mindernde Rückstellung gebildet werden. "Rückstellungsfähig" sind die künftig anfallenden Kosten der Räumlichkeiten, in denen die Unterlagen aufbewahrt werden. Anteilige Raumkosten, die auf nicht (mehr) aufbewahrungspflichtige Unterlagen entfallen, müssen abgezogen werden (Bundesfinanzhof, Urteil vom 19.8.2002, Az. VIII R 30/01).