Gerade in den Ferienmonaten kann die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Studenten eine Lohnbuchhaltungsabteilung immer wieder vor Probleme stellen. Die für diese Beschäftigten zu beachtenden Regelungen weichen von den Bestimmungen für andere Arbeitnehmer ab und sind umfangreich. Zu den Besonderheiten im Einzelnen:
Arbeiten während der Studienzeit
Studenten, die als ordentliche Studierende an einer Hoch- oder Fachschule eingeschrieben sind, brauchen keine Beiträge in die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu zahlen. Als Nachweis für die berechtigte beitragsfreie Abrechnung muss die Immatrikulationsbescheinigung zu den Lohnunterlagen genommen werden. Ferner ist für die Beitragsfreiheit Voraussetzung, dass das Studium auch während der aufgenommenen Beschäftigung weiterhin im Vordergrund steht. Davon kann generell ausgegangen werden, wenn der Umfang der Arbeit nicht mehr als 20 Stunden in der Woche beträgt. Diese Regelung gilt auch für alle Arbeitnehmer, die bei ihrem Arbeitgeber die Arbeitszeit auf mindestens 20 Stunden in der Woche reduzieren, um nebenher ein Studium aufzunehmen. In Einzelfällen kann diese 20-Stunden-Grenze allerdings auch überschritten werden. Die Höhe des Verdienstes spielt für die Annahme des "Werkstudentenstatus" grundsätzlich keine Rolle. Bei Langzeitstudenten wird dieser Status üblicherweise bis zu einer Studienzeit von bis zu 25 Fachsemestern – ungeachtet des Studiengangs – anerkannt.
Sozialversicherungsbeiträge können auch dann vermieden werden, wenn die Beschäftigung mehr als 20 Stunden in der Woche ausgeübt wird und die Tätigkeit nicht überwiegend am Wochenende oder in den Abendstunden stattfindet. Das ist der Fall, wenn die Beschäftigung von vornherein auf nicht mehr als zwei Monate befristet festgelegt wird. Hierbei spielen Dauer der Tätigkeit und Höhe des Entgelts keine Rolle. Die Versicherungspflicht tritt mit Überschreiten dieses Zeitraums bzw. mit dem Tag ein, an dem bekannt wird, dass die Frist überschritten wird. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass ggf. mehrere solcher befristeten Beschäftigungen die Dauer von 26 Wochen innerhalb eines Jahres nicht überschreiten (nicht: eines Kalenderjahres). Wäre dem so, wird angenommen, dass das Studium nicht mehr im Vordergrund steht. Für diese Zeitgrenze sind auch Beschäftigungen, die im Laufe eines Jahres bei anderen Arbeitgebern stattfanden, mit anzurechnen. Gleiches gilt für die Zeiten, die während der Semesterferien angefallen sind. Sobald die 26 Wochen erreicht sind oder erkennbar wird, dass sie überschritten werden, fällt der Student in die Beitragspflicht. Zurückliegende beitragsfreie Zeiträume bleiben unverändert.
Studenten, die auf Grund der beruflichen Tätigkeit ihr Studium als Teilzeitstudium ausüben, fallen nicht unter das "Werkstudentenprivileg". Ihre Beschäftigung ist als sozialversicherungspflichtig zu behandeln. Dies gilt ebenso für Studenten, die sich an einer Fernuniversität eingeschrieben haben. Ausländische Studenten, die an einer Hochschule im Ausland arbeiten, aber eine Beschäftigung im Inland unter Beachtung der genannten Bedingungen ausüben, sind allerdings wie inländische Studenten beitragsfrei abzurechnen.
In der Rentenversicherung gelten für Studenten keine Sondervorschriften. Seit dem 1.10.1996 besteht Beitragspflicht.
Arbeiten während der Semesterferien
Studenten dürfen während der Semesterferien zeitlich unbegrenzt arbeiten. Die 20-Stunden-Grenze gilt nicht. Ist aber absehbar, dass die Beschäftigung von mehr als 20 Stunden pro Woche über die Semesterferien hinaus andauert, wird der Student grundsätzlich von diesem Zeitpunkt an sozialversicherungspflichtig. Verlängert sich die Beschäftigungszeit um maximal zwei Wochen nach Ablauf der Semesterferien, wird dies von den Sozialversicherungsträgern akzeptiert, ohne dass eine Versicherungspflicht entsteht.
Ausbildung parallel zum Studium
Im Rahmen einer praxisorientierteren Ausbildung werden vermehrt Studiengänge eingerichtet, die neben dem Studium z.B. verschiedene Praktika oder parallele Ausbildungen vorsehen. Darunter fallen duale, berufs- und ausbildungsintegrierte sowie praxisorientierte Studiengänge. Die Studenten dieser Studiengänge haben gegenüber dem Ausbildungs-Betrieb meist Ansprüche auf ein durchgehendes Gehalt, Urlaub usw. und erlangen damit die Arbeitnehmereigenschaft. Das heißt, die Beschäftigungen sind sozial- und rentenversicherungspflichtig. Eine Ausnahme dazu bilden ggf. geringfügig beschäftigte Studenten.
Beendigung, Abbruch oder Unterbrechung des Studiums
Wird das Studium unter- oder abgebrochen, endet die Hochschulausbildung mit der Exmatrikulation. Ab diesem Zeitpunkt entfällt die Sozialversicherungsfreiheit. Ein Ende der Hochschulausbildung tritt ebenfalls mit dem Ablegen der vorgeschriebenen Abschlussprüfung ein, wobei der Zeitpunkt, zu dem das Prüfungszeugnis ausgehändigt wird, keine Rolle spielt. Personen, die also nach Ablegen der Prüfung noch in der Hochschule eingeschrieben sind, fallen nicht mehr unter das Werkstudentenprivileg. Gleiches gilt für Personen, die nach ihrem ersten Hochschulabschluss noch ein Ergänzungs- bzw. Zweitstudium aufnehmen, das der beruflichen Weiterbildung dient, oder ein Promotionsstudium betreiben. Nimmt der Student dagegen ein Aufbau- oder Zweitstudium auf, das zu einem eigenen Abschluss führt, bleibt er im Rahmen einer Beschäftigung im genannten Umfang weiterhin beitragsfrei.
