Eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung erfordert, dass die Kasseneingänge und Kassenausgänge – soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls – in einem Kassenbuch derart aufgezeichnet werden, dass es jederzeit möglich ist, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit nachzuprüfen ("Kassensturzfähigkeit" der Aufzeichnungen).
Das Finanzgericht Saarland hat mit seinem Urteil vom 2.9.2003 wichtige Grundsätze in Bezug auf eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung festgelegt. Sollten diese Grundsätze nicht erfüllt sein, ist der Betriebsprüfer zur Zuschätzung nach § 162 Absatz 2 Satz 2 Abgabenordnung ermächtigt.
Im zu Grunde liegenden Sachverhalt hatte der Buchführungspflichtige die Tageseinnahmen nicht durch einen Kassenbericht, also in rechnerischer Form durch die Ermittlung des täglichen Kassenendbestandes, sondern durch die Aufzeichnung der Tageseinnahmen ermittelt. Dabei umfasste ein Kassenbuchblatt die Kassenvorgänge von etwa zehn Tagen. Am Ende des jeweiligen Blattes wurde lediglich ein Gesamtwert festgestellt. Tägliche Kassenendbestände durch das tatsächliche Zählen des Kassenbestandes wurden nicht ermittelt. Durch die nur am Monatsende mögliche rechnerische Bestandsermittlung ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung laut Urteil zu verneinen.
Nach ständiger Rechtsprechung erfordert eine ordnungsmäßige Buchführung, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Die zeitgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle und eine ordnungsmäßige Kassenführung sind gerade bei Betrieben mit einem hohen Anteil an Bareinnahmen in der Regel entscheidende Grundlage einer kaufmännischen Buchführung.
Die geforderte Kassensturzfähigkeit ist zum einen dadurch herzustellen, dass jeder Bargeldgeschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet und die Belege den Kassenunterlagen beigefügt werden. In solchen Fällen ist es zwar nicht erforderlich, dass der Kassenbestand täglich ermittelt wird; es müssen aber die Ursprungsaufzeichnungen über die Einnahmen aufbewahrt werden.
Zum anderen gibt es die Möglichkeit, die Bareinnahmen eines Tages durch einen so genannten "Kassenbericht" zu ermitteln. Die Tageseinnahmen ergeben sich durch Abgleich des Kassenanfangs- und Kassenendbestandes unter Hinzurechnung der aus der Kasse geleisteten Zahlungen. Die tägliche Feststellung des Kassenbestands ist dabei unentbehrlich. Die Aufbewahrung der Ursprungsaufzeichnungen über die Bargeschäfte ist nicht erforderlich, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse "in das in Form aneinander gereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch" übertragen wird. Hierbei geht es beispielsweise um Fälle, in denen der Steuerpflichtige seine Tageseinnahmen durch Auszählen ermittelt und diese auf einem Zettel notiert. Die Zettel, denen nur eine Transportfunktion (zwischen Geschäftslokal und Wohnung) zukommt, brauchen dann nach der Eintragung ins Kassenbuch nicht mehr aufgehoben werden (FG Saarland, Urteil vom 2.9.2003, Az.1 K 246/00).
