Nach den gesetzlichen Vorschriften hat jeder Arbeitgeber alsbald nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres den Zeitraum der Beschäftigung eines Arbeitnehmers im abgelaufenen Kalenderjahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts zu melden. Für das Jahr 2003 müssen auch Jahresmeldungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte, für die Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung abgeführt wurden, erstattet werden. Für kurzfristig Beschäftigte müssen keine Jahresmeldungen erstellt werden, weil für diese auch keine Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung gezahlt wurden.
Eine Jahresmeldung ist jedoch nur dann zu erstatten, wenn das Arbeitsverhältnis über das Jahresende hinaus bis in das neue Jahr hinein unverändert weiterbesteht. Ist wegen Beendigung oder Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses zum 31.12.2003 oder wegen eines Wechsels des Versicherungszweiges bzw. der Beitragsgruppe mit Wirkung vom 1.1.2004 an ohnehin eine Abmeldung zum 31.12.2003 zu erstatten gewesen und bereits abgegeben worden, braucht bei Fortbestehen des Beschäftigungsverhältnisses daneben keine Jahresmeldung erstattet zu werden.
Die Jahresmeldung 2003 ist bis zum 15.4.2004 bei der vom Arbeitnehmer gewählten Krankenkasse – bzw. für geringfügig entlohnte Beschäftigte bei der Bundesknappschaft – einzureichen. Die Jahresmeldung 2003 ist per Datenübertragung auf elektronischem Wege, mittels maschinell verwertbaren Datenträgern oder auf den von den Krankenkassen zur Verfügung gestellten Meldevordrucken zu erstatten.
Die vorstehend aufgezeigten melderechtlichen Vorschriften gelten auch im Beitrittsgebiet.
