Verauslagte Gebühren werden bei der Weiterberechnung an Kunden und Mandanten häufig nicht der Umsatzsteuer unterworfen. Dies ist aber nur dann zulässig, wenn es sich dabei um "durchlaufende Posten" nach den umsatzsteuergesetzlichen Regelungen handelt. Ansonsten liegt ein Auslagenersatz vor, der der Umsatzsteuerpflicht unterliegt.

Ein durchlaufender Posten liegt immer dann vor, wenn der Unternehmer lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben. Weiterhin darf er auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet sein. So können z.B. Gebühren und Auslagen, die Rechtsanwälte und Notare bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen, als durchlaufende Posten anerkannt werden, wenn sie nach Kosten- bzw. Gebührenordnungen berechnet werden und den Mandanten als Schuldner bestimmen (z.B. Gebühren nach dem Gerichtskostengesetz).

Hinweis: Vom Unternehmer selbst geschuldete Steuern, öffentliche Gebühren und Abgaben sind dagegen keine durchlaufenden Posten. Darunter fallen z.B. Gebühren zum Abruf von Daten aus dem maschinellen Grundbuch. Eine Aktenversendungspauschale, sowie Kosten für Grundbuchauszüge, Handelsregisterauszüge und Einwohnermeldeamtanfragen stellen lediglich Auslagenersatz dar, der bei Weiterberechnung von dem Unternehmer der Umsatzsteuer unterworfen werden muss (OFD Karlsruhe vom 15.8.2007, Az. S 7200/16).