Die neuen Nachweispflichten für die Umsatzsteuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten eigentlich bereits seit dem 1.10.2013. In seinem Einführungsschreiben zu den Neuregelungen hat das Bundesfinanzministerium aber noch einmal eine dreimonatige Übergangsfrist gewährt. Danach wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis für bis zum 31.12.2013 ausgeführte EU-Lieferungen noch nach der alten Rechtslage geführt wird.

Das Bundesfinanzministerium nimmt in seinem Einführungsschreiben detailliert Stellung zu den in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) neu aufgeführten Belegnachweisen, d.h. zur Gelangensbestätigung und etwaigen gleichberechtigten Alternativnachweisen (z.B. die Spediteurbescheinigung).

Vorab stellt die Verwaltung jedoch klar, dass der Belegnachweis nicht zwingend mit den in der UStDV aufgeführten Nachweisen geführt werden muss.

Beachten Sie: Der Unternehmer kann somit grundsätzlich selbst bestimmen, mit welchen Beweismitteln er die Umsatzsteuerfreiheit nachweisen möchte. Von einem rechtssicheren Nachweis geht die Verwaltung jedoch nur dann aus, wenn die Belege vorgehalten werden, die in der UStDV angeführt sind. Deshalb sollte man diesen Anforderungen in der Praxis möglichst nachkommen.

Nachfolgend werden die Ausführungen der Finanzverwaltung zu der Gelangensbestätigung näher betrachtet:

Allgemeines zur Gelangensbestätigung

Mit der Gelangensbestätigung erklärt der Abnehmer keine zukunftsgerichtete Verbringensabsicht mehr, sondern attestiert vergangenheitsbezogen, wann und wo die Ware im anderen EU-Staat eingetroffen ist.

Diese Bestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten ist nicht erforderlich. Die Gelangensbestätigung kann beispielsweise aus einer Kombination des Lieferscheins mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstands bestehen.

Hinweis: Die Anlagen 1 bis 3 zum Umsatzsteueranwendungserlass enthalten Muster für eine Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache. Insoweit ist jedoch anzumerken, dass es sich hierbei nur um einen Vorschlag handelt, der verdeutlichen soll, welche Angaben erforderlich sind. Bei entsprechenden Nachweisen in anderen Sprachfassungen fordert die Finanzverwaltung eine amtlich beglaubigte Übersetzung.

Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden, in der Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Diese Vereinfachung kann auch von Unternehmern genutzt werden, die ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben.

Gelangensbestätigung setzt Unterschrift des Abnehmers voraus

Eine wirksame Gelangensbestätigung setzt die Unterschrift des Abnehmers voraus. Allerdings ist auch die Unterschrift eines zur Abnahme des Liefergegenstands Beauftragten oder eines Vertretungsberechtigten zulässig. Das Bundesfinanzministerium führt insoweit aus, dass es sich bei dem Vertreter z.B. um einen Arbeitnehmer des Abnehmers oder einen selbstständigen Lagerhalter handeln kann.

Ist die Vertretungsberechtigung strittig, soll der Unternehmer hierfür einen Nachweis führen müssen. Da eine schriftliche Vollmacht nicht zwingend erforderlich ist, kann sich die Berechtigung auch aus einer Gesamtschau mit anderen Unterlagen (z.B. Lieferauftrag, Bestellvorgang oder Firmenstempel) ergeben.

Hinweis: Um die Steuerbefreiung nicht zu gefährden, sollte insbesondere bei Neukunden bereits bei Vertragsabschluss geregelt werden, welche Personen zur Gegenzeichnung befugt sind.

Elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung

Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Zulässig ist z.B. eine Übermittlung per E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang), Computer-Telefax/Fax-Server oder per EDI-Verfahren.

Die Finanzverwaltung geht insbesondere in folgenden Fällen davon aus, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat:

• Aus den Angaben im sogenannten Header-Abschnitt der E-Mail ergeben sich keine Widersprüche.

• Bei der Übermittlung wird eine bei Vertragsabschluss mitgeteilte E-Mail-Adresse verwendet.

• Es wird ein vorab besprochenes Verfahren angewandt.

Dies bedeutet aber nicht, dass die E-Mail-Adresse vorher bekannt sein muss oder eine Domainkennung (z.B. „at“ für Österreich) des Bestimmungslands erforderlich ist. Die elektronische Übermittlung muss auch nicht zwingend von demselben Ort aus erfolgen, an dem die Waren übergeben wurden.

Hinweis: In der Praxis empfiehlt es sich dennoch, bereits beim Bestellvorgang die E-Mail-Adresse abzufragen, die vom Abnehmer verwendet werden soll (BMF-Schreiben vom 16.9.2013, Az. IV D 3 – S 7141/13/10001; Elfte Verordnung zur Änderung der UStDV vom 25.3.2013, BGBl I 13, 602).