Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres den Zeitraum der Beschäftigung eines Arbeitnehmers im abgelaufenen Kalenderjahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts – mit der so genannten "Jahresmeldung" – der Krankenkasse des Beschäftigten zu melden. Für das Jahr 2003 müssen auch Jahresmeldungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte, für die Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung abgeführt wurden, an die Bundesknappschaft abgegeben werden. Für kurzfristig Beschäftigte müssen keine Jahresmeldungen erstellt werden, weil für diese auch keine Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung abgeführt wurden. Für die Jahresmeldung ist als Abgabegrund die Zahl "50" anzugeben.
Eine Jahresmeldung ist nur dann zu erstatten, wenn das Arbeitsverhältnis über das Jahresende hinaus bis in das neue Jahr hinein unverändert weiterbestanden hat. Ist wegen Beendigung oder Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses zum 31.12.2003 oder wegen eines Wechsels des Versicherungszweiges beziehungsweise der Beitragsgruppe mit Wirkung zum 1.1.2004 eine Abmeldung zum 31.12.2003 abgegeben worden, braucht daneben keine Jahresmeldung abgegeben zu werden. Soweit wegen einer Unterbrechungszeit im Jahre 2003 (zum Beispiel Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen ohne Weiterzahlung des Arbeitsentgelts, Unterbrechung während der Schutzfrist nach dem Mutterschutzgesetz, Einberufung zum Wehr- oder Zivildienst) bereits eine Unterbrechungsmeldung eingereicht wurde, ist mit der Jahresmeldung nur die Zeit und das nach der Unterbrechung gezahlte Arbeitsentgelt zu melden.
Eine Durchschrift der Jahresmeldung beziehungsweise ein Ausdruck der Jahresmeldung ist dem Arbeitnehmer für seine Rentenunterlagen auszuhändigen. Es ist dem Beschäftigten zu empfehlen, die Jahresmeldung bei seinen Rentenunterlagen aufzubewahren, damit bei einem Kontoauszug des Rentenversicherungsträgers oder spätestens beim Rentenantrag etwaige Unstimmigkeiten geklärt werden können.
Die Jahresmeldung 2003 ist bis spätestens 15.4.2004 bei der vom Arbeitnehmer gewählten Krankenkasse – beziehungsweise für geringfügig entlohnte Beschäftigte bei der Bundesknappschaft – einzureichen. Die Jahresmeldung 2003 ist per Datenübertragung auf elektronischem Wege, mittels maschinell verwertbaren Datenträgern oder auf den von den Krankenkassen zur Verfügung gestellten Meldevordrucken zu erstatten. Die vorstehend aufgezeigten melderechtlichen Vorschriften gelten auch im Beitrittsgebiet.
