Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alsbald nach Ablauf eines jeden Kalenderjahrs den Zeitraum der Beschäftigung eines Arbeitnehmers im abgelaufenen Kalenderjahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts – mit der sogenannten Jahresmeldung – der Krankenkasse des Arbeitnehmers zu melden. Abgesehen von einigen Ausnahmen ist für jeden versicherungspflichtigen Arbeitnehmer, der am 31.12. im Unternehmen beschäftigt war, eine Jahresmeldung zu erstatten. In folgenden Ausnahmefällen ist das Entgelt bereits durch eine andere Meldung mitgeteilt worden, sodass die Jahresmeldung überflüssig ist:
- Der Arbeitnehmer ist am 31.12. ausgeschieden,
- zum 31.12./1.1. waren Änderungsmeldungen vorzunehmen oder
- am 31.12. dauert eine bereits gemeldete Unterbrechung noch an.
Die Jahresmeldung ist regelmäßig mit der ersten dem 31.12. folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens aber bis zum 15.4. des Folgejahres bei der vom Arbeitnehmer gewählten Krankenkasse – bzw. für geringfügig entlohnte Beschäftigte bei der Minijobzentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See – einzureichen. Dies soll durch Datenübertragung oder maschinell erstellte Ausfüllhilfen geschehen. Das Prozedere gilt auch für Jahresmeldungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte, für die Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung abgeführt wurden. Für kurzfristig Beschäftigte müssen keine Jahresmeldungen erstellt werden, weil für diese auch keine Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung abgeführt wurden.
Hinweis: Ein Ausdruck der Jahresmeldung ist dem Arbeitnehmer für seine Rentenunterlagen auszuhändigen. Ihm ist zu empfehlen, die Jahresmeldung bei seinen Rentenunterlagen aufzubewahren, damit bei einem Kontoauszug des Rentenversicherungsträgers oder spätestens beim Rentenantrag etwaige Unstimmigkeiten geklärt werden können.
