Die seit 2002 mögliche Betriebsprüfung auf EDV-Basis dient ausschließlich der Anpassung an aktuelle technologische Möglichkeiten unter Einsatz von neuen Auswertungsprogrammen. Der sachliche Umfang der Prüfung wird damit nicht erweitert. Das bedeutet, dass primär betriebsinterne Informationen nicht dem Datenzugriff im Rahmen einer Betriebsprüfung unterliegen. Denn der Datenzugriff beschränkt sich auf die zuvor in Papierform vorhandenen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Darunter fällt aber beispielsweise nicht ohne Weiteres die Kostenrechnung eines Unternehmens.

Etwas anderes gilt für nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen nur, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das sind sie etwa dann, wenn sie zum Nachweis von bedeutsamen Tatsachen und Verhältnissen dienen. Bei einer Kostenrechnung kann das z.B. auf die Bewertung von Anlagegütern, Rückstellungen oder Verrechnungspreisen zutreffen, nicht jedoch auf die übrigen Inhalte. Das hat zur Folge, dass einheitliche Datenbestände in beide Kategorien fallen können. Doch anders als bei gedruckten Belegen lassen sich EDV-Daten nicht so einfach trennen.

Hinweis: Betriebe sollten deshalb ihre Software, insbesondere vor Prüfungsbeginn, dahingehend untersuchen, inwieweit sich nicht aufbewahrungspflichtige Informationen herausfiltern lassen (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.6.2006, Az. 1 K 1743/05, Revision beim BFH unter Az. I R 71/06).