Um den Nachzahlungsanspruch (§ 556 Absatz 3 Bundesgesetzblatt) nicht zu verlieren, müssen Vermieter die Betriebskosten innerhalb eines Jahres abrechnen. Bis spätestens 31.12.2004 muss den Mietern demnach die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2003 zugehen. Der fristgerechte Zugang sollte durch persönliche Zustellung gegen Empfangsbescheinigung oder durch Übersendung per Einschreiben mit Rückschein sichergestellt sein.