Juni 2005: Arbeitgeber

Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung: Neues ab 2006

Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden in der Sozialversicherung kraft Gesetzes versicherten Arbeitnehmer die in der Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung vorgeschriebenen Meldungen den Krankenkassen zuzuleiten. Bislang wird noch akzeptiert, dass die Arbeitgeber die vorgeschriebenen Meldungen und Beitragsnachweise sowohl per Post oder Telefax in Papierform als auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern (z.B. Diskette, Magnetband) an die Krankenkassen weiterleiten. Nach dem "Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht" soll damit aber vom 1.1.2006 an Schluss sein.

Ab diesem Zeitpunkt sollen die Arbeitgeber die Daten nur noch durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen erstatten. Gleichzeitig wird die Anwendung auf die Einführung des elektronischen Beitragsnachweises ausgeweitet. Damit sind die monatlichen Beitragsnachweise künftig auch in der für die Meldungen vorgeschriebenen Form zu erstellen und zu übermitteln.

Für maschinell geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme und maschinell erstellte Ausfüllhilfen ist vor dem erstmaligen Einsatz eine System-/Zulassungsprüfung zu beantragen. Der Antrag auf diese Systemprüfung ist an die von den Spitzenverbänden der Krankenkassen gemeinsam bestimmte Stelle zu richten. Lediglich die Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder geprüfte maschinell erstellte Ausfüllhilfen einsetzen, bleiben von einer Zulassungsprüfung verschont.

Hinweis: Die Regelungen gelten natürlich auch für Rechenzentren oder vergleichbare Einrichtungen, die die Lohn- und Gehaltsunterlagen für Arbeitgeber führen. Programme und Ausfüllhilfen, die bereits vor dem 1.1.2006 in Gebrauch waren und noch nicht systemgeprüft sind, sind unverzüglich zu der Systemprüfung anzumelden. Anderenfalls werden die entsprechenden Meldungen vom 1.5.2006 an von der Annahmestelle zurückgewiesen. Arbeitgeber, für die sich die Anmietung oder der Kauf eigener Systemsoftware zur maschinellen Erstellung der Meldungen und der Beitragsnachweise nicht rechnet, sollten deshalb möglichst bald mit einem Dienstleister für die Abwicklung der Personalabrechnungen Kontakt aufnehmen. Das kann zum Beispiel ein Steuerberater oder ein Rechenzentrum sein.