Die Oberfinanzdirektion Frankfurt a.M. hat zur lohnsteuerlichen Behandlung der Aufwendungen im Zusammenhang mit der Benutzung eines Telefons Stellung genommen. Danach gilt Folgendes:

1. Telefon in einem Fahrzeug des Arbeitgebers
   Bei der Ermittlung des privaten Nutzungswertes eines dem Arbeitnehmer überlassenen Kfz bleiben die Aufwendungen für ein Autotelefon einschließlich Freisprechanlage außer Ansatz (Lohnsteuerrichtlinie 31 Absatz 9 Nummer 1 Satz 6). Führt der Arbeitnehmer vom Autotelefon des Firmenwagens aus Privatgespräche, so ist dieser geldwerte Vorteil nach § 3 Nummer 45 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Dabei ist es ohne Bedeutung, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Autotelefon im Geschäftswagen privat nutzt. Selbst bei einer 100-prozentigen privaten Nutzung entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil (Lohnsteuerrichtlinie 21e Satz 1).
2. Telefon in einem Fahrzeug des Arbeitnehmers
   Stellt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss eines Autotelefons sowie die laufenden Gebühren für die Telefongespräche in Rechnung, so sind die Ersatzleistungen nach § 3 Nummer 50 Einkommensteuergesetz einkommensteuerfrei, wenn das Autotelefon so gut wie ausschließlich für betrieblich veranlasste Gespräche genutzt wird; anderenfalls können die Gesprächsgebühren nach § 3 Nummer 50 Einkommensteuergesetz nur steuerfrei ersetzt werden, wenn die Aufwendungen für die beruflichen Gespräche im Einzelnen nachgewiesen werden.

   Der Auslagenersatz kann pauschal ermittelt werden, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten den Einzelnachweis führt. Der Durchschnittsbetrag kann als pauschaler Auslagenersatz beibehalten werden, bis eine wesentliche Änderung der Verhältnisse eintritt. Entstehen dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonkosten, kann der Arbeitgeber 20 Prozent der vom Arbeitnehmer vorgelegten Telefonrechnungen, höchstens jedoch 20 Euro monatlich als Auslagenersatz nach § 3 Nummer 50 Einkommensteuergesetz steuerfrei ersetzen.

   Soweit die Auslagen allerdings für betrieblich veranlasste Telefongespräche nicht nach dem oben dargestellten Grundsatz steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden, können sie als Werbungskosten berücksichtigt werden. Weist der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach, kann der Durchschnittsbetrag als beruflicher Anteil für den gesamten Veranlagungszeitraum zu Grunde gelegt werden. Wenn dem betreffenden Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonkosten entstehen, können alternativ aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, jedoch höchstens 20 Euro monatlich als Werbungskosten anerkannt werden.

   Zu den Werbungskosten gehören ebenso der beruflich veranlasste Anteil der Absetzung für Abnutzung (AfA) des Autotelefons. Bemessungsgrundlage für die AfA sind die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss des Autotelefons; als Nutzungsdauer ist ein Zeitraum von fünf Jahren zu Grunde zu legen. Dabei kann für die Aufteilung der Abschreibung derselbe Aufteilungsmaßstab angewandt werden, der bei der Aufteilung der laufenden Telefongebühren zu Grunde gelegt wird. Betragen die Anschaffungskosten des Autotelefons ohne Umsatzsteuer bis zu 410 Euro, kann der beruflich veranlasste Anteil an den Anschaffungskosten des Autotelefons in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten berücksichtigt werden. Vorstehendes gilt sinngemäß für Mobiltelefone.

Es handelt sich hierbei um eine Verfügung vom 4.3.2003 der OFD Frankfurt am Main mit dem Az. S 2354 A-39-St II 30.