Derjenige, der nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese auch aufbewahren. Von diesen Unterlagen dürfen im Jahr 2006 vernichtet werden:
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Aufzeichnungen (einschließlich der elektronisch erstellten Daten) aus dem Jahr 1995 und früher
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Inventare aus dem Jahr 1995 und früher
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Bücher aus dem Jahr 1995 und früher
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Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 1995 oder früher erstellt worden sind
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Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge, Tagesendsummenbons) aus dem Jahr 1995 oder früher
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Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die im Jahr 1999 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden
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Lohnkonten und die bei den Lohnkonten aufzubewahrenden Belege und Bescheinigungen mit Eintragungen aus dem Jahr 1999 oder früher
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Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 1999 oder früher
Abweichend davon dürfen die oben genannten Unterlagen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind:
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für eine begonnene Außenprüfung
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für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
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für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
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zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt und
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bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung
Gleiches gilt, soweit die Belege für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dabei ist zu beachten, dass der Ablauf der Festsetzungsfrist durch eine Reihe von Ereignissen, wie z.B. einem Einspruch, einer Betriebsprüfung oder der späteren Abgabe der Steuererklärung, gehemmt werden kann.
Hinweis: Betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte sind hingegen nicht aufbewahrungspflichtig. Es empfiehlt sich, diese Papiere zeitnah zu vernichten. Außenprüfer und Steuerfahnder suchen darin erfahrungsgemäß gern nach Unstimmigkeiten zu den aufbewahrungspflichtigen Belegen.
